5 conseils pour organiser les départs en congés
Les vacances d’été, toujours très attendues par les collaborateurs, nécessitent beaucoup d’organisation du côté des Ressources Humaines. Comment s’organiser ? Quelles sont les obligations ?
La Flexiteam vous aide à gérer et anticiper les départs en congés payés de vos salariés.
1) Bien informer les salariés de leurs droits et obligations concernant les congés
Tout salarié, quels que soient son emploi, sa qualification et son temps de travail, bénéficie de 30 jours ouvrables (soit 25 jours ouvrés) de congés annuels.
Le/la salarié.e doit prendre au moins 12 jours ouvrables (10 jours ouvrés) sur la période allant du 1er mai au 31 octobre. Cela peut différer si la convention collective prévoit une autre.
L’employeur, lui, doit informer les salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant. Vous pouvez avoir recours à un affichage collectif de cette période de prise de congé ou en informer chaque collaborateur à titre individuel par mail.
2) Déterminer l’ordre de départ
La prise de décision d’accepter ou non les congés doit être impartiale. C’est pourquoi certains critères peuvent entrer en compte pour déterminer le roulement de départ en congés. Ancienneté, situation familiale, poste occupé … sont autant de facteurs déterminants pour aider à organiser un roulement. Si en dépit de ces critères, l’employeur ne peut départager une ou plusieurs demandes de congés, la priorité devra être accordée au collaborateur le plus âgé.
3) Faire respecter les dates par les salariés
Un salarié doit respecter les dates des congés payés fixées par l’employeur. Un départ sans autorisation ou une reprise tardive peuvent entraîner une sanction disciplinaire ou un licenciement.
Si le collaborateur ne reprend pas à la date prévue en raison de circonstances indépendantes de sa volonté (grève ou accident à l’étranger) cela ne peut pas être considéré comme une faute.
4) Anticiper les absences
Pour éviter de perturber le bon fonctionnement de l’entreprise, il est nécessaire de faire preuve d’anticipation. Pour remplacer le ou les salariés partis en congés, vous pouvez avoir recours à des contrats en CDD ou intérim.
Il est également possible de muter temporairement un salarié au poste d’un collègue parti en vacances.
5) Reporter les congés non pris
En principe, le report de congés n’est pas admis.
Cependant, il existe des exceptions pour les salariés de retour :
– de congés maternité/paternité,
– d’un arrêt lié à un accident du travail
– d’une maladie
Dans ces cas-là, les collaborateurs conservent leurs droits à congés qui sont reportés.
Vous l’aurez compris, les départs en congés payés ne sont pas simples. Il est nécessaire de faire preuve d’anticipation et d’organisation. Pour cela, vous faites appel à Flexitime Office agence de communication et conseils RH.
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